Unidad III. Tarea 1. Características de Correspondencia

Características de Correspondencia

Carta

Es un papel que porta un mensaje escrito y que, por lo general, suele introducirse dentro de un sobre para proteger su contenido. Las cartas son enviadas por un individuo a otro con la intención de transmitir un mensaje. 

Carta formal

• Uso de lenguaje formal, claro y sencillo.
• Extensión breve y concisa.
• Estructura precisa y coherente, con una clara separación de las ideas en párrafos y con una diferenciación de las partes de la carta formal.
• Busca dar información completa de aquello que se desea expresar.
• Empleo de fórmulas de cortesía y de la 2da persona formal (usted, ustedes).
• Normalmente, se dirige a personas no conocidas y trata temas formales.

Carta informal 

• Lenguaje utilizado es de tipo coloquial.
• El estilo de la carta permite el uso de signos de exclamación o admiración.
• La relación entre el emisor y el receptor es de cercanía y afecto.
• El saludo es de tipo informal y cercano como "Hola, Querido".
• El contenido es extenso.

Circular 

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente, comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

Informe 

Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor. 

• Claridad. Un informe, sea del tipo que sea, debe por ser entendido por cualquier persona con un nivel cultural medio. Una redacción sencilla y una estructura coherente entre las ideas expresadas será esencial para que un informe científico, por ejemplo, llegue al mayor número de público.
• Redacción concisa y directa. Estrechamente ligada al punto anterior, la información que se dé a conocer en un informe deberá ser la estrictamente necesaria, aunque detallada.
• Objetividad. Entre las características de un buen informe, esta ocupa un lugar especial, puesto que si todas aquellas interpretaciones que se vuelcan en el informe no están correctamente fundamentadas, no será válido, pudiendo perderse credibilidad y tiempo de trabajo.
• La replicabilidad. Esto significa que, en cualquier modelo de informe, tan solo leyendo su contenido, el lector puede repetirlo y contrastar la veracidad de las conclusiones que se exponen.
• Sobriedad. Dependiendo del tipo de informe que se esté trabajando, se deberá emplear un lenguaje adecuado en su redacción, utilizando la terminología específica necesaria.

Memorándum

Es un documento que se utiliza para transferir informaciones, bien sea de una empresa, una institución, una casa de estudios, etc. En esta clase de información, se transmiten recomendaciones, felicitaciones, advertencias, instrucciones, decisiones o citaciones.

• Debe ser un mensaje corto, claro y contundente.
• Debe llevar un membrete en la parte superior, preferiblemente.
• Debe usarse para comunicar alguna información relevante, de forma rápida, como: solicitudes de informes, remisión de informes, resoluciones, peticiones, etc.
• Se trata de un documento de índole interna, exclusivamente.
• No puede sobre pasar una cuartilla.

Oficio 

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, entre otros. Estas redacciones se utilizan en instituciones del sector público principalmente.

• El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
• El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
• Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
• Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
• El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
• Trata un solo asunto.
• Se escribe siempre a máquina.
• Se extiende en original y duplicado.

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