Unidad IV. Tarea 5. Conducta de reunión

Conducta de reunión

¿Qué es una reunión?

Se define como la actividad en la que un grupo de personas o equipo de trabajo se comunican entre sí, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo en específico.

¿Qué es la conducta?

Sinónimo de comportamiento, se refiere a las acciones y reacciones del sujeto ante el medio en que se encuentra.

• La preparación de una reunión o sesión

Antes de la reunión. Se deben conocer los asuntos a tratar, así como preparar dichos temas para debatirlos durante la sesión. También se deberá elegir un día y lugar adecuados para que se lleve a cabo la reunión.

Durante la reunión. Será el moderador el encargado de conducir la reunión. Entre las labores que deberá realizar están:

1. Centrar la reunión: Explicar el propósito de la reunión y la información a tratar.
2. Fomentar un buen clima: Crear un clima abierto y de confianza donde fluya la conversación y evitando posibles enfrentamientos.
3. Moderar las intervenciones: Organizar los turnos de palabra, controlar los tiempos de intervención y buscar el consenso.
4. Dinamizar la reunión: si la situación lo requiere, debe motivar a los participantes e incluso utilizar técnicas de dinámicas de grupo.

Después de la reunión. Toda reunión se hace para conseguir resultados y unos objetivos. Por ello, se requiere de una evaluación posterior:

1. Evaluación de lo acontecido
2. Del grado de cumplimiento de los acuerdos obtenidos

Además de la evaluación, es necesario llevar a cabo un seguimiento del cumplimiento de las decisiones adoptadas. Se puede afirmar que una reunión no ha finalizado en tanto no se haya desarrollado (o se esté desarrollando) lo acordado en ella.

• La dirección de una reunión

Dirección de una reunión. Permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

Importancia de la dirección. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento importante para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse a principios técnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. 

Tipos de dirección. 

1. Con control del director y sin participación del grupo. El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".
2. Sin control del director y con participación del grupo. No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.
3. Con control del director y con participación del grupo. Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas.

Cualidades del director. El director de la reunión deberá contar con las siguientes características:

Inteligencia, energía, integridad moral, equidad, capacidad técnica, cultura general, cordialidad, entusiasmo, auto confianza, buen humor, conocimiento de la naturaleza humana, habilidad educativa, auto dominio, modestia, optimismo, iniciativa, entre otras.

• La conducta de reunión

Dificultades de una reunión.

Conducta de un líder.

Conducta de los participantes.

• Técnicas grupales

Son un conjunto de medios y procedimientos que, aplicados en una situación de grupo, sirven para lograr un doble objetivo: productividad y gratificación grupal.

Eficacia. Depende de la habilidad personal y del espíritu creador de quien las utiliza. La eficacia de una técnica dependerá en alto grado de la “capacidad del dinamizador” para adaptarlas al aquí y ahora.

Elección de la técnica adecuada. No existe ninguna técnica que pueda aplicarse siempre y en cualquier circunstancia.

Casi nunca vamos a encontrar la técnica grupal ideal aplicable a todos los grupos.

La elección debe ser en función de:

1. De los objetivos

2. De la madurez y el entendimiento del grupo

3. Del tamaño del grupo

4. Del ambiente físico y temporal

5. A las características del medio externo

6. De las características de los miembros

7. De la capacitación del animador

Finalidad de las técnicas. Facilitar la comunicación, desarrollar la capacidad de participación,

enseñar a pensar activamente, enseñar a escuchar de modo comprensivo, superar el aislamiento de

algunos participantes.